索引号: 640000/2024-00055

主题分类: 其他

责任部门: 自治区人民政府办公厅

成文时间: 2024-01-23

标题: 自治区人民政府办公厅关于印发《宁夏回族自治区政务服务电子文件归档和电子档案管理办法(试行)》的通知

发布时间: 2024-01-30

发文字号: 宁政办发〔2024〕6号

有效性: 有效

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自治区人民政府办公厅关于印发
《宁夏回族自治区政务服务电子文件归档和电子档案管理办法(试行)》的通知

宁政办发〔2024〕6号

各市、县(区)人民政府,自治区政府各部门、各直属机构:

《宁夏回族自治区政务服务电子文件归档和电子档案管理办法(试行)》已经自治区人民政府同意,现印发给你们,请认真贯彻执行。



宁夏回族自治区人民政府办公厅         

2024年1月23日                

(此件公开发布)




宁夏回族自治区政务服务电子文件归档和电子档案管理办法(试行)

第一章

第一条为了推进和规范政务服务电子文件归档和电子档案管理工作,保障政务服务电子文件和电子档案的齐全完整、安全保存和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》、《国务院关于在线政务服务的若干规定》和《国务院办公厅关于印发〈政务服务电子文件归档和电子档案管理办法〉的通知》(国办发〔2023〕26号)等有关规定,结合我区实际,制定本办法。

第二条本办法适用于全区各级政务服务机构开展的政务服务电子文件归档和电子档案管理工作。行政处罚、行政检查等电子文件归档和电子档案管理工作可参照执行。

本办法所称政务服务机构,是指依法履行政务服务职能的行政机关和其他负有政务服务职责的机构。政务服务,是指政务服务机构在办理依申请办理的行政权力事项和公共服务事项过程中提供的服务。政务服务办理系统,是指自治区统建或各级政务服务机构自行建设的用于提供政务服务的信息系统。

本办法所称政务服务电子文件,是指政务服务机构在履行职责过程中通过政务服务办理系统形成、办理、传输和存储的数字格式的信息记录,由内容、结构、背景等组成。

本办法所称政务服务电子档案,是指具有凭证、查考价值,对国家以及社会具有保存价值,并归档保存的政务服务电子文件。

第三条政务服务电子文件归档和电子档案管理工作应当遵循以下原则:

(一)统一规划。政务服务电子文件归档和电子档案管理纳入政务服务工作总体规划,实行统一规划、统一标准、统一流程。

(二)全程管理。政务服务电子文件的形成与办理、收集与采集、整理与归档、保存与利用、移交与接收等各环节,实行全程管理。

(三)规范标准。政务服务电子文件应当来源可靠、程序规范、要素合规、内容完整,电子档案的文件格式和质量应当符合归档标准要求,元数据应当齐全完整,满足长期保存要求。

(四)高效利用。充分发挥电子档案高效、便捷的优势,实现政务服务电子档案按需求、多渠道的便捷高效共享利用。

(五)安全可控。严格按照有关法律法规要求,采取有效技术手段和管理措施,确保政务服务电子文件和电子档案的真实完整、安全可控。

第四条规范标准的政务服务电子文件,可以以电子形式归档并向档案部门移交,除法律、行政法规另有规定外,不再以纸质形式归档和移交。电子档案与传统载体档案具有同等效力,可以以电子形式作为凭证使用。

第二章职责分工

第五条自治区政务服务管理部门、档案主管部门负责统筹协调全区政务服务电子文件归档和电子档案管理工作,研究制定相关规章制度和标准规范。

各级档案主管部门负责监督、指导和检查本级政务服务电子文件归档和电子档案管理工作,对发现的问题督促有关单位及时整改,对政务服务电子文件归档范围和档案保管期限进行审查,根据工作需要,研究制定相关制度规范。

第六条自治区政务服务管理部门积极推进全区统一的政务服务电子档案管理信息系统建设,与档案馆数字档案系统相衔接,支撑全区政务服务电子文件和电子档案全流程管理。

第七条各级政务服务机构应当推动完善本单位政务服务办理系统归档功能,依托全国、全区一体化政务服务平台,与全区统一的政务服务电子档案管理信息系统对接融合,做好政务服务电子文件形成、办理、归档和政务服务电子档案保管、利用、移交等工作。已自行建设电子档案管理信息系统开展政务服务电子档案管理工作的,应当与全区统一的政务服务电子档案管理信息系统做好对接。

第八条全区各级国家综合档案馆应当统一明确政务服务电子档案移交进馆要求,建设形成能够规范接收、长久保存和共享利用政务服务电子档案的基础设施和应用系统,支撑全区政务服务电子档案的长期安全管理。

第三章 数据采集

政务服务电子文件采集范围包括:

(一)政务服务机构办理政务服务事项过程中形成的维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的电子文件。

(二)政务服务机构办理政务服务事项过程中以数据共享形式调阅的电子证照及其元数据与该办件形成的材料一并采集

)用以证明行政执法全过程等需要的行政执法文件、证据及其他相关材料,包括证据性材料、程序性材料、结果性材料。

)其他具有凭证、查考和保存价值的电子文件。

第十条政务服务机构在政务服务过程中采集政务服务电子文件的格式包括文本、图像、音频、视频等。

第十政务服务电子文件生成过程中,政务服务机构应采集必要的背景、结构、签署、时间、业务行为等元数据。

第十涉及联合办理的政务服务事项,相关政务服务机构应当按照各自职责做好政务服务电子文件归档工作。

第十政务服务机构收集的电子文件归档格式应当符合国家标准规范,并且通用、开放、不绑定软硬件。加密的政务服务电子文件应当解除加密技术手段后归档。

第四章整理归档

第十政务服务机构应当依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《机关档案管理规定》企业文件材料归档范围和档案保管期限规定等文件以及部门行政权力清单、责任清单、公共服务目录等确定本单位政务服务电子文件归档范围和档案保管期限,并纳入文件材料归档范围和保管期限表进行管理。

政务服务电子文件的归档范围和电子档案保管期限表应以政务服务事项的最小细分项(如业务项)为单位制定。政务服务电子档案保管期限应不低于行政管理、诉讼、审计等活动所需的追溯年限。

第十五条政务服务机构应以每件办理事项为基本单位,参照《政务服务事项电子文件归档规范》(GB/T427272023)《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T188942016)《归档文件整理规则》(DA/T22—2015)等相关标准规范开展政务服务电子文件归档整理工作定命名规则和存储结构,对电子档案进行规范命名和有序存储,保持电子档案之间的有机联系。

第十六条政务服务机构应当参照《文书类电子档案检测一般要求》(DA/T70—2018)等有关国家规定,在政务服务电子文件归档、政务服务电子档案移交等环节进行真实性、完整性、可用性、安全性检测,并办理相关归档手续。

第十七条政务服务机构应将需要归档保存的政务服务电子文件,定期导入相应的电子档案管理系统,及时完成归档,并由本单位档案部门负责管理。

第十八条政务服务电子文件归档方式分为在线实时归档和离线归档,具备在线归档条件的,应优先采用在线实时归档方式,归档时间最迟不能超过相应政务服务事项办理完毕后的第二年6月底。

第五章档案移交

第十九条政务服务机构应当按照国家和自治区有关规定向档案馆移交政务服务电子档案并附具开放利用意见。各级国家综合档案馆应当做好政务服务电子档案接收工作,提升安全管理水平,按照国家和自治区有关规定对接收的政务服务电子档案进行真实性、完整性、可用性和安全性检测,检测合格后办理电子档案移交接收手续,检测不合格不予接收。

第二十条政务服务电子档案移交方式分为在线移交和离线移交,具备在线移交条件的,应优先采用在线移交方式。保存期限为永久的电子档案及其元数据自形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。

第六章保存利用

第二十政务服务机构应当做好本单位政务服务电子档案安全管理工作,做好电子档案登记、日常检查、转换、迁移、鉴定、销毁等工作。政务服务电子文件办理过程中应当按照国家有关法律法规要求,规范使用密码技术进行保护。

第二十政务服务机构应制定本部门电子档案备份制度,定期开展电子档案备份工作。已向档案馆移交的电子档案应在本单位至少保存5年。

第二十各级政务服务机构应当严格按照国家关于网络安全、数据安全、个人信息保护等法律法规要求,依托政务服务平台,以权限管理为基础,提供政务服务电子文件和电子档案的多用途、多角度共享利用。共享利用方式包括浏览、检索、复制、下载、打印、借阅、接口调用等。

第二十在对政务服务电子文件和电子档案的共享利用过程中,各相关部门根据职责做好登记和审批,申请使用部门应记录共享利用效果。

第二十  涉及国家秘密的政务服务电子文件归档和电子档案管理,依照有关保守国家秘密的法律、行政法规规定办理。

第七章附则

第二十本办法由自治区人民政府办公厅、档案局负责解释。

二十七本办法自印发之日起施行。


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